10 razones para implantar la gestión documental en mi empresa

Entendiendo por Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

Por todo ello, es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

Haciendo una reflexión personal sobre los motivos para mejorar mi empresa con la optimización de la gestión de los procesos de mis documentos físicos y electrónicos, he encontrado las siguientes razones:

1 –Puedo conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

2 – Incremento y mejoro la relación y la imagen con mis clientes, ya que con estas soluciones puedo automatizar y garantizar la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

3 – Aumento la eficacia de mi personal ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

4 – La productividad de mi empresa se ve incrementada al menos en un 6%, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

5 – Disminuyo el tiempo de cobro, ya que puedo agilizar de forma importante la entrega de la facturación a mis clientes y en consecuencia recuperar mi dinero con mayor prontitud. No quiero olvidarme del ahorro que esto puede significar en los créditos bancarios de financiación.

6 – Sé que muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentos en sus propias instalaciones, hasta un 20% y un 30% según algunas estadísticas, o necesitan instalaciones alquiladas para tal propósito. Esto podemos evitarlo si podemos digitalizar los documentos tanto legal como fiscalmente, como ocurre con las soluciones de almacenamiento de valor probatorio o con el escaneo certificado.

7 – Nunca sabemos exactamente dónde está la información. Localizarla puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.

8 – No soy el único al que le cuesta encontrar un documento cuando tengo que localizarlo. La localización de documentos a veces se convierte en una auténtica locura y me hace perder mucho tiempo. Si sumo mi tiempo con el de mis colegas, la situación es preocupante al final del año.

9 – También he tenido la desagradable experiencia de perder algún documento y nunca he sido capaz de saber lo que he perdido con ello, porque no sólo son el tiempo y los recursos que he invertido en volver a crear dicho documento, sino el coste de que dicho documento no estuviera a tiempo para su entrega, su estudio, o lo que fuera. No me lo quiero ni imaginar, ya que la pérdida de un documento puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas.

10 – El correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. existen muchos “nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.

Para mí estas son razones más que suficientes para pensarme la implantación de la gestión documental en mi empresa y por dónde empezar, ya que por desgracia, en mi caso, no sé si es el mismo que el tuyo, todas estas situaciones ocurren a diario.